公司新聞

大國工程如何實現(xiàn)海量電子文件“單套制”歸檔？白鶴灘水電站總結(jié)了這些經(jīng)驗！

發(fā)布時間: 2022-07-19

檔案，是重要的信息資源和獨特的歷史文化遺產(chǎn)，在黨和國家各項事業(yè)中起基礎(chǔ)性、支撐性作用。近年來，我國檔案事業(yè)邁入信息化發(fā)展的新階段，電子文件“單套制”歸檔取得階段性成效。數(shù)字經(jīng)濟時代，檔案信息化建設(shè)已上升為大型央企、國企的戰(zhàn)略性選擇，并成為企業(yè)集團數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中不容忽視的關(guān)鍵一環(huán)。

2018年，國家檔案局啟動“建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理試點工作”，截至今年先后確定了三批試點項目，覆蓋了能源電力、水利、交通行業(yè)不少大型央企關(guān)鍵基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等重要項目。這些項目具備參建單位多、工期長、文件多等特征，尤其圖紙交付、質(zhì)量驗評、監(jiān)督檢查、完工驗收等環(huán)節(jié)復(fù)雜，更是涉及海量文件歸檔需求。如何使電子文件變?yōu)榧瘧{證、查考與保存價值為一體，且能歸檔的“資產(chǎn)”，甚至實現(xiàn)“單套制”管理目標，是試點項目面臨的主要課題。

由中國長江三峽集團有限公司（以下簡稱三峽集團）建設(shè)的白鶴灘水電站，作為世界第二大水電站，是國家檔案局本次試點項目之一。三峽集團聯(lián)合威廉希尔公司，開展的建設(shè)項目電子文件“單套制”歸檔探索與成功實踐，也為全國能源水利建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理提供了可借鑒、可復(fù)制的經(jīng)驗。

來源：三峽集團官網(wǎng)

Part 1

業(yè)務(wù)與信息系統(tǒng)融合的“最后一公里”亟待打通

白鶴灘水電站是我國“西電東送”的骨干電源，建成后僅次于三峽水電站成為世界第二大水電站。工程總工期約144個月，其中涉及的水電站建設(shè)、招投標、業(yè)務(wù)信息等項目，范圍廣、數(shù)量大、文件多，預(yù)計形成紙質(zhì)文檔總量達7萬余卷，簽訂合同1100余項，歸檔成本總計超過3000萬元，其檔案收集難度之大，由此可見一斑。

白鶴灘水電站工程為此加快了信息化建設(shè)步伐，業(yè)務(wù)與系統(tǒng)應(yīng)用逐漸深度融合，陸續(xù)開發(fā)應(yīng)用了工程管理系統(tǒng)、招投標管理系統(tǒng)、智能建造系統(tǒng)、施工管理APP系統(tǒng)等，然而，業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的文件仍采用“打印→簽字→歸檔”方式，并未打通全流程電子化“最后一公里”。

如何打通“最后一公里”，實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件“單套制”歸檔？三峽集團基于白鶴灘水電站施工管理APP系統(tǒng)，以應(yīng)用廣泛、涉及多方的質(zhì)量驗評文件為對象，開啟了針對“支撐建設(shè)項目電子文件憑證價值作用的技術(shù)應(yīng)用，解決建設(shè)項目電子文件憑證效力問題的管理機制和管理模式”的試點研究。

Part2

引入電子簽名、時間戳等技術(shù) 破解電子文件“單套制”歸檔難題

電子文件“單套制”歸檔是相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)與電子“雙套制”歸檔而言。真實性、完整性、可用性、安全性，是實現(xiàn)電子文件“單套制”歸檔的決定因素，也是確保電子文件檔案性質(zhì)的核心屬性，對于發(fā)揮檔案的憑證、查考和保存價值具有重要意義。

據(jù)三峽集團檔案中心主任王寶序介紹，針對施工管理APP系統(tǒng)在電子文件形成、歸檔與保管階段遇到的效力問題與安全風險，三峽集團通過技術(shù)研究與合作引入，形成了行之有效的應(yīng)對之策：采用可靠電子簽名、時間戳等技術(shù)，搭建“三位一體”管理體系，筑牢安全底座，有效保障歸檔電子文件的法律效力，杜絕代簽、補簽問題，實現(xiàn)從電子文件到電子檔案全生命周期的管理；創(chuàng)新應(yīng)用多版本電子簽名與PDF/A版式文件相結(jié)合，實現(xiàn)工程施工管理系統(tǒng)歸檔電子文件的真實、合法、可追溯，為防止資料造假，達成質(zhì)量管理閉環(huán)，提高項目管理水平發(fā)揮了積極作用。

三峽集團依托白鶴灘水電站開展的建設(shè)項目電子文件單套制歸檔實踐，是三峽集團推進數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，在“局部”進行深度、精準改造的有效探索。該試點項目，也是威廉希尔公司統(tǒng)一電子認證平臺的典型應(yīng)用場景之一。

實際上，不只是白鶴灘水電站施工管理APP，威廉希尔公司基于密碼技術(shù)的統(tǒng)一電子認證平臺，還深入應(yīng)用到三峽集團數(shù)字檔案館系統(tǒng)、電子合同系統(tǒng)、招采系統(tǒng)、產(chǎn)業(yè)鏈系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、信貸系統(tǒng)等多個業(yè)務(wù)場景，有力保障了三峽集團體系內(nèi)各業(yè)務(wù)密碼應(yīng)用的安全性，為集團無紙化、數(shù)字化建設(shè)運行和管理，提供了堅實的技術(shù)支撐。從某種程度上來說，這不僅是數(shù)字經(jīng)濟時代企業(yè)構(gòu)建數(shù)字信任體系的必經(jīng)之路，也是能源行業(yè)響應(yīng)國家雙碳目標推動數(shù)字化綠色化協(xié)同轉(zhuǎn)型發(fā)展的必由之選。